Fachschaften und Doktorandenkonvente verfügen bei der Verfassten Studierendenschaft über eigene Budgets und können für Anfänger*innen-Betreuung (z. B. Erstis) zusätzlich QSM-Gelder abrufen. Sie entscheiden in öffentlichen Sitzungen über die Verwendung der Gelder im Rahmen der gesetzlichen und satzungsgemäßen Vorgaben.
Abrechnungen sollten möglichst zeitnah eingereicht werden, nicht erst gesammelt am Jahresende.

Der Stand des jeweiligen Rest-Budgets ist hier zu finden:
FS-Budgets Stand 12.11.2025 / Dok.Konvent-Budgets Stand 25.06.2025

Nutzt gerne die Checkliste um Fehler zu vermeiden

Für eine Abrechnung werden unbedingt folgende Dokumente benötigt:

• Abrechnungsformular (Deckblatt)
• Beschluss (Protokollauszug mit Datum (datiert vor Ausgabe), Vornamen der Anwesenden, Beschlussfassung [Wofür-Wieviel-Abstimmungsergebnis], ggf. Begründung)
• Original Rechnung(en)/Beleg(e)
  (ggf. auf ein separates DinA4-Blatt befestigt (!), Online-Rechnungen ausgedruckt)
  Bon-Kopien und „App“-Kassenzettel können nicht akzeptiert/erstattet werden!

Ggf. weitere benötigte Dokumente:

• Vergleichsangebote bei genehmigten Anschaffungsposten über 150 €
  (Online-Formular: Vorab-Genehmigung durch das Finanzreferats des StuRa)
• Bahnfahrkarten im Original, bei begründeten Fahrten mit PKW:
  Beleg Fahrtkosten (handschriftlich unterschrieben, nicht digital!)
• Bei Drucksachen (Sticker, Plakate): Belegexemplare
• Fahrten zu BuFaTa’s und ähnliches:
  Veranstaltungsprogramm, Teilnahmebescheinigung im Original
  Vorab-Genehmigung einholen (Online-Formular)!
• Ersti-Hütten:
  Veranstaltungsprogramm, Teilnehmer*innenliste,
  Angabe Teilnehmer*innen-Beiträge (Eigenanteil, den ihr selbst tragen müsst: ca. 30% der Gesamt-Kosten sollten von euch selbst erbracht werden).
  Vorab-Genehmigung einholen (Online-Formular)!

Sonderfall: Verpflegung & Bewirtung

• Fachschaften dürfen i.d.R. einmal pro Semester eine Veranstaltung für Fachschaftler*innen mit Essen anbieten. Generell ist aber für Bewirtungen/Verpflegungen zwingend eine vorherige Genehmigung erforderlich:
  Online-Formular (genehmigung(at)vs-tuebingen.de)
• Da der Begriff „Weihnachtsfeier“ einen privaten Charakter impliziert bitte „Fachschafts-Jahresabschluss“ oder ähnliches beschließen.
• In der Bewirtungsrichtlinie befinden sich weitere Informationen.

Hinweis:
Ersti-Tüten: dürfen mit Inhalt (!) einen Wert von € 3,50 nicht übersteigen, Stofftaschen dürfen nicht „auf Vorrat“ beschafft werden.

Für eine bessere Übersicht und Nachvollziehbarkeit sollte für jeden Themenbereich ein eigenständiges Abrechnungsformular verwendet werden, also nicht Ausstattung fürs Fachschaftszimmer zusammen mit Reisekosten zur BuFaTa und Drucksachen in einer „Sammelabrechnung“.
Ersti-Hütten-Abrechnungen werden von uns kontrolliert und an die Uni zur Erstattung über QSM weitergegeben. Euer Geld bekommt ihr in diesem Fall von der Uni-Kasse zurück.

Bitte die ausgefüllte und händisch (nicht digital) unterschriebene Finanzabrechnung samt den Belegen in den Briefkasten am Clubhaus (linker Eingang) einwerfen oder zu den Öffnungszeiten im Büro vorbeibringen.

Bei Fragen oder Problemen bezüglich der Abrechnung könnt ihr gerne das Büro kontaktieren. 

Bitte vereinbart am besten einen Termin, wenn ihr eine ausführlichere Beratung benötigt.

Wichtig:

• Die Abgabe der Abrechnungen kann jederzeit erfolgen, nach Möglichkeit spätestens 2 Monate nach Verausgabung.
• Abrechnungen erfolgen für das laufende Haushaltsjahr.
• Frist für 2025 ist: Donnerstag, 4. Dezember 2025
  Abrechnungen die unvollständig/fehlerhaft oder erst nach diesem Datum eingehen können ggf. nicht mehr im Jahr 2025 gebucht/erstattet werden.
  Sie werden dann in 2026 bearbeitet/erstattet.

Alle nötigen Formulare, welche in der Checkliste verlinkt sind, findet ihr auch unter Vorschriften...