Erstattung der Ausgaben von Fachschaften und Doktorandenkonventen

Fachschaften und Doktorandenkonvente verfügen bei der Verfassten Studierendenschaft über eigene Budgets und können für Anfänger*innen-Betreuung (z. B. Erstis) zusätzlich QSM-Gelder abrufen. Sie entscheiden in öffentlichen Sitzungen über die Verwendung der Gelder im Rahmen der gesetzlichen und satzungsgemäßen Vorgaben.
Abrechnungen sollten möglichst zeitnah eingereicht werden, nicht erst gesammelt am Jahresende.

Der Stand des jeweiligen Rest-Budgets ist hier zu finden:
FS-Budgets Stand 10.10.2024 / Dok.Konvent-Budgets Stand 10.10.2024

Nutzt gerne die Checkliste um Fehler zu vermeiden

Für eine Abrechnung werden unbedingt folgende Dokumente benötigt:

  • Abrechnungsformular (Deckblatt)
  • Beschluss (Protokollauszug mit Datum (datiert vor Ausgabe), Vornamen der Anwesenden, Beschlussfassung, ggf. Begründung)
  • Original Rechnung(en)/Beleg(e)
    (ggf. auf ein separates DinA4-Blatt befestigt (!), Online-Rechnungen ausgedruckt)

Ggf. weitere benötigte Dokumente:

  • Vergleichsangebote bei genehmigten Anschaffungsposten über 150 €
    (Online-Formular: Vorab-Genehmigung durch das Finanzreferats des StuRa)
  • Fahrtkarten im Original, bei PKW: Beleg Fahrtkosten
  • Bei Drucksachen (Sticker, Plakate): Belegexemplare
  • Ersti-Hütten:
    Veranstaltungsprogramm, Teilnehmer*innenliste,
    Angabe Teilnehmer*innen-Beiträge (Eigenanteil, den ihr selbst tragen müsst: ca. 30% der Gesamt-Kosten sollten von euch selbst erbracht werden).
    Vorab-Genehmigung beachten (Online-Formular)!

Sonderfall: Verpflegung & Bewirtung

  • Fachschaften dürfen i.d.R. einmal pro Semester eine Veranstaltung für Fachschaftler*innen mit Essen anbieten.
  • Für weitere Verpflegungen ist zwingend eine vorherige Genehmigung erforderlich:
    Anfrage per Mail an: genehmigung(at)vs-tuebingen.de oder per Online-Formular
  • In der Bewirtungsrichtlinie befinden sich weitere Informationen.

Hinweis:
Ersti-Tüten: dürfen mit Inhalt (!) einen Wert von € 3,50 nicht übersteigen, Stofftaschen dürfen nicht “auf Vorrat” beschafft werden.

Für eine bessere Übersicht und Nachvollziehbarkeit sollte für jeden Themenbereich ein eigenständiges Abrechnungsformular verwendet werden, also nicht Ausstattung fürs Fachschaftszimmer zusammen mit Reisekosten zur BuFaTa und Drucksachen in einer “Sammelabrechnung”.
Ersti-Hütten-Abrechnungen werden von uns kontrolliert und an die Uni zur Erstattung über QSM weitergegeben. Euer Geld bekommt ihr in diesem Fall von der Uni-Kasse zurück.

Bitte die ausgefüllte und unterschriebene Finanzabrechnung samt den Belegen in den Briefkasten am Clubhaus (linker Eingang) einwerfen oder zu den Öffnungszeiten im Büro vorbeibringen.

Bei Fragen oder Problemen bezüglich der Abrechnung könnt ihr gerne das Büro kontaktieren

Bitte vereinbart am besten einen Termin, wenn ihr eine ausführlichere Beratung benötigt.

Wichtig:

  • Die Abgabe der Abrechnungen kann jederzeit erfolgen, nach Möglichkeit spätestens 2 Monate nach Verausgabung.
  • Abrechnungen erfolgen für das laufende Haushaltsjahr.
  • Letzte Frist für 2024 ist: Montag, 2. Dezember 2024
    Abrechnungen die unvollständig oder erst nach diesem Datum eingehen können ggf. nicht mehr im Jahr 2024 gebucht/erstattet werden.

Alle nötigen Formulare, welche in der Checkliste verlinkt sind, findet ihr auch unter Vorschriften...